Surat dinas bisa dikatakan sebagai surat resmi karena surat tersebut akan diberikan kepada perusahaan ataupun lembaga, yang tujuanya tidak lain karena adanya keperluan Dinas.
Sedangkan pengertian secara umu surat dinas merupakan surat yang berisikan penjelasan terkait kedinasan dan surat ini perlu dibuat sebagai bukti.
Baik itu dari instansi pemerintah atau swasta surat ini dibuat untuk kegiatan kedinasan. Saat sedang melakukan perjalan dinas, diperlukan yang namannya catatan kas kecil.
Catatan tersebut sebagai bukti pengeluaran selama perjalan dinas dilakukan.
Nah di pembahasan kali ini akan diperjelas mengenai fungsi dan juga contoh dari surat dinas. Berikut penjelasan lengkapnya :
Fungsi dari Surat Dinas
Dibawah ini terdapat fungsi-fungsi dari surat dinas, yang perlu anda ketahui:
- Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat instruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan
- Sebagai alat peningkat, karena surat ini bisa dijadikan arsip untuk instansi
- Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau sebuah lembaga
- Mejadi alat bukti, terutama perjanjian
Inilah Contoh Surat Dinas
Ciri-ciri surat dinas
Setiap surat yang dibuat memiliki kegunaan dan fungsi yang berbeda, nah untuk membedakan surat dinas dengan surat untuk keperluan lainya anda bisa meilihat ciri-ciri dari surat dinas dibawah ini :
- Terdapat kop surat dan nama instansi ataupun lembaga
- Terdapat nimer surat dan lampiran
- Terdapat salam pembuka maupun salam penutup
- Memakai bahasa yang resmi, karena surat dinas adalah surat yang resmi
Syarat – syarat dari surat dinas
Adapun beberapa persyaratan yang wajib anda penuhi, untuk membuat surat dinas yang resmi. Baca penjelasan lengkapnya dibawah ini.
- Format penulisan untuk surat dinas harusah teratur dan sesuai dengan format surat dinas
- Isi dari surat dinas tidak terlalu panjang harus langsung pada intinya yang akan disampaikan
- Bahasa yang dipaakai haruslah bahasa yang resmi, sopan dan pembaca mudah memahaminya
- Surat dinas ini haruslah menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya
Bagian – Bagian dari Surat Dinas
Surat dinas ini adalah sebuah surat resmi dan pastinya terdapat bagian-bagianya antara lain:
1. Kop Surat atau Kepala Surat
Yakni bagian paling atas dari surat resmi, biasnya sering digunakan agar membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat ini terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga.
Yang dimana nama pengacu dalam induk organisasi, kemudian pada kop surat terdapat beberapa karakteristik atau ciri khas organisasi tertentu.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ini terdiri nama, tempat dan tanggal pembuatan surat. Di isi berdasarkan data diri anda tidak boleh memalsukan nama ataupun lainya.
3. Nomor
Dalam bagian nomor terdiri dari kode, nomer urtu surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun pembuatan surat teresebut.
4. Lampiran
Lapiran merupakan sebuah lembaran yang akan dilampirkan, bisa berupa sebuah lembaran kertas lain atau dokumen lain. Apabila tidak terdapat lampiran biasanya dengan tanda strip.
5. Perihal atau Hal
Bagian dari perihal atau hal ini berisi pokok dari surat dinas, misalnya ditunjukan untuk siapa dan untuk apa sebuah surat dibuat.
6. Alamat
Unntuk alamat terbagi dua macam penulisan alamat dalam surat dinas, bisa untuk perorangan dan ada juga untuk instansi lain.
Bila untuk surat rahasia kata “kepada” tidak perlu digunakan karena sudah dipakai dalam amplop. Untuk sebuah surat dinas terbuka sehingga menggunakan “kepada” kemudian bisa langsung saja memakai nama instansinya.
Namun bila ditunjukan untuk lebih dari satu orang maka menggunakan kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan juga kata “Yth” dipakai bila surat ditunjukan terhadap otang ataupun sebuah lembaga.
7. Salam Pembuka
Untuk salam pembuka haruslah digunakan untuk menunjukan sopan santun ataupunn rasa hormat.
8. Isi Surat
Dalam pembuatan surat dinas, isi surat haruslah sesuai dengan perihal.
9. Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menunjukan akhir dari sebuah surat
10. Nama
Didalam sebuah surat tulislah nama agar menunjukan akhir dari isi surat tersebut.
11. Tembusan
Tembusan ini digunakan apabila surat tersebut memerlukan tebusan. Tebusan merupakan pihak-pihak yang menerima tebusan ataupun salinan surat selain yang diselamatkan.
12. Inisial
Untuk sebuah inisial ditempatkan dalam bagian bawah sebelah kiri (jika ada). Sebuah inisial ini digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis melalui cara menyingkatnya antara nama pengonsep dan pengetik surat.
Sekian penjelasan terkait Surat Dinas, semoga apa yang sudah disampaikan diatas bisa menambah wawasan untuk kita semua. Selamat membaca dan terimakasih.
Sumber : khanfarkhan.com